교육 개선·‘하자진단연구소’설립 등 시설물 유지관리 강화
본사·단지간 통합회계시스템 도입해 회계감사·점검 철저히

아파트 입주민들이 관리주체에 요구하는 관리 서비스 수준은 날이 갈수록 높아지고 있다. 이에 관리업체들은 입주민들과 눈높이를 맞추기 위해 노력하고 있다.
이러한 가운데 세화종합관리(주)(www.shhousing.co.kr)는 매년 꾸준한 성장 속에 입주민들의 관리서비스 만족 극대화에 박차를 가해 주목을 받고 있다.
지난 1987년 10월 창립한 세화종합관리(주)는 2001년 2월 마야주택관리(주)를 인수합병한 후 2004년 7월 다시 두성관리(주)를 인수합병해 (주)세화두성종합관리로 명칭을 바꿨다. 이어 2005년 11월 1일 현재의 세화종합관리(주)로 사명을 변경하면서 본사 사옥을 마련, 도약의 발판을 마련했다.
세화종합관리는 관리서비스의 질적 향상을 위해 ‘하자진단연구소’를 설립해 시설물 유지관리를 강화한데 이어 관리직원의 현장중심 교육을 눈 앞에 두고 있다.
뿐만 아니라 철저한 회계감사·점검서비스, 관리소장 협의회 활동 등도 자랑거리로 꼽힌다.

⊙ 직원 교육…관리질적 향상
세화종합관리는 ‘하자진단연구소’를 설립해 시설물 유지관리를 강화하고, 관리직원 교육을 현장중심으로 업그레이드하는 등 관리의 질적 향상을 위해 노력하고 있다.
지난 2월 설립한 ‘하자진단연구소’에는 건축 및 토목기사뿐만 아니라 특급감리기술자 등을 확보해 관리 단지의 시설물 유지관리에 힘을 실어줬다. ‘하자진단연구소’는 아파트 안전점검을 비롯해 하자조사, 시설물 관리 관련 자문 및 연구, 기술교육 지원 등을 맡고 있다.
또한 세화종합관리는 직원 교육에도 역점을 두고 있다. 본사 사옥의 교육장에서 관리소장은 분기별 1회, 회계담당자는 반기별 1회 이상 각각 교육을 실시하고 있다.
특히 올 하반기부터는 아파트 중간관리자 및 시설물 관리자로 교육 대상을 넓히고, 획일적인 교육에서 탈피하기 위해 현장 중심으로 내용도 바꿀 방침이다.
이에 세화종합관리는 소속 관리 단지의 과장·계장급이나 기술직원들이 아파트에서 자주 접하게 되는 CCTV를 비롯해 원격검침기(전기·수도), 난방설비, 이동통신선로, 전기시설 등을 직접 분해·조립하는 작업을 교육할 계획이다.
이를 위해 세화종합관리는 아파트에서 사용하지 않는 시설물 등을 수집했고, 본사 교육장에 이 시설물들을 설치중에 있다.
신덕광 부사장은 “아파트 기술직원들에 대한 교육이 절실하지만 기술교육이 전무한 실정이고, 교육을 실시하고 있는 일부 업체들도 이론교육에만 치중하는 것이 대부분”이라며 “앞으로 중간관리자와 기술직원들에 대한 이론뿐만 아니라 시설물들을 능숙하게 다룰 수 있도록 현장중심의 교육을 실시해 시설물 유지관리 강화에 앞장설 계획이다.”고 말했다.

⊙ 체계적인 관리 서비스
세화종합관리는 본사와 아파트간 회계통합시스템을 도입하는 등 회계업무를 체계적으로 관리하고 있다.
회계통합시스템을 도입한 세화종합관리는 본사와 단지간 아파트 관리비 프로그램 및 각종 회계양식 등 자료를 일원화하고 각 단지에서 처리한 자료를 공유해 회계관리의 투명성을 한층 높이는 데 일조하고 있다.
또한 아파트 회계사고 방지에도 역점을 두고 있다. 세화종합관리는 아파트 위·수탁 관리계약 종료 3개월 전 회계감사를 비롯해 수시 및 특별 회계감사와 매달 전산 실사 등을 실시하고 있다.
이처럼 세화종합관리가 체계적인 관리서비스를 펼칠 수 있는데는 관리소장 모임인 ‘세화종합관리 관리소장 협의회(이하 ‘세관협’)의 역할이 적지 않다. 아파트 회계감사시 본사 임직원뿐만 아니라 회계에 능숙한 세관협 회원들이 참여하는 등 세관협 회원들의 지원업무는 조경, 시설물 점검에 이르기까지 다양하기 때문이다.
지난 2003년 출범한 세관협은 분기마다 지역별 모임을 갖고, 매년 정기모임을 겸한 체육대회를 개최해 회원간 화합을 다지고 있다.
본사에서는 세관협 분기 정기모임과 회계감사 등 본사 업무지원시 지역회에 지원비를 지급하고 있다.
김성란 부사장은 “세관협은 본사와 아파트 현장의 가교역할을 할 정도로 중요하다.”며 “앞으로도 세관협과 함께 입주민들이 만족할 수 있는 관리서비스 제공에 앞장서겠다.”고 말했다.

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미니 인터뷰

“입주민과 ‘신뢰의 성’ 쌓기 위해 최선”

⊙ 타 업체와의 차별화된 관리시스템을 꼽는다면.
먼저 입찰설명회 때 입주민들에게 했던 약속을 지키기 위해 노력하고 있다. 본사에서는 청소차량, 나무분쇄기, 전정기, 소음측정기 등의 장비를 단지에 지원하고, 우수한 기술인력을 확보해 쾌적한 단지 조성과 함께 관리의 질을 향상시키고 있다. 입주민과 ‘신뢰의 성’을 쌓기 위해 최선을 다하고 있는 것이다.
또한 직원 채용시 지연·학연·인맥 등을 배제하고 철저히 능력 위주로 선발하고 있다. 특히 청탁이나 뇌물 등을 완전히 근절시켰다. 이처럼 직원 채용에 역점을 두는 것은 우수한 인력확보가 관리의 질을 향상시키고 입주민 만족을 높일 수 있다는 판단에서다.
이밖에 아파트 현장에 맞는 직원 교육 실시와 체계화된 회계관리 시스템 등도 꼽을 수 있다.

⊙ 입주 단지의 위·수탁 관리 재계약률이 높은 편인데 그 이유는.
입주 단지는 사업주체가 관리업체와 관리계약을 체결하기 때문에 이후에 구성된 입주자대표회의와 재계약을 맺기가 쉽지 않다. 하지만 우리 회사는 입주 단지 재계약률이 평균 95%에 육박할 정도로 타업체에 비해 높은 편이다.
이처럼 우리 회사가 입주 단지 재계약률이 높은 이유는 사업주체 관리기간 중 필수적인 것을 제외하고는 용역계약을 체결하지 않기 때문이다. 예를 들어 승강기 내 LCD 광고 등은 대표회의가 구성된 후 계약을 체결토록 하고 있다. 이는 입주민들이 고급시설을 보전할 선택권을 보호하기 위해서다.
또한 입주민들과 열린 마음으로 교류를 지속하고 있다. 아파트 입주 전부터 구성된 입주자 동호회의 카페에 게재된 내용을 수시로 살펴보고 이를 검토해 관리업무에 반영하고 있다.

⊙ 지향하는 관리소장상(像)은.
관리소장은 관리업체 대표이사를 대신해 아파트에서 근무하는 만큼 리더로서의 넓은 마음을 가져야 한다고 생각한다. 직원을 이해하고, 입주자를 배려하는 마음가짐이 필요하다.
또한 관리소장은 직업에 대한 자부심과 긍지를 가져야 한다. 일부 학원에서는 주택관리사보 자격시험 광고시 마치 주택관리사가 노후 대책을 위한 자격증처럼 소개하는데 이는 잘못된 것이다. 입주민들은 관리소장이 ‘맥가이버’처럼 박학다식하고 다재다능한 만능이기를 요구한다.
따라서 관리소장은 자긍심과 긍지를 갖고 꾸준히 자기계발을 위해 노력해야 한다.