▲ 기업체 경영정보부서 근무(정보처리기사 1급 자격 취득)(89년∼98년) ▲ 주택관리사보 자격 취득(98년)
▲ 경기진흥주택관리(주) 본사 근무(∼00년) ▲ 경기 수원시 우만선경아파트 관리소장 (∼03년 7월)
▲ 現 경기 수원시 청명마을 주공4단지 관리소장 ▲ 2004년 경기도 우수관리단지상 수상

초고속 인터넷의 보급과 커뮤니케이션 수단의 거듭된 발달로 우리 사회는 급격하게 변해 가고 있다. 그 속에서 사람들은 다양한 매체를 통해 최신 정보를 공유하고 대응해 나간다.
국민의 절반 이상이 거주하고 있는 아파트의 관리현장은 어떠할까. 여타 기업체와 비교해 보면 속도는 더디지만 최근 조금씩 변화의 조짐이 보이고 있는 것만은 사실이다. 효율적인 아파트 관리업무와 입주민간 커뮤니케이션 강화를 위해 정부와 유관기관들이 큰 관심을 보이며 관련 연구를 활발하게 진행하고 있음을 볼 때 조만간 아파트 관리현장도 커다란 변화의 기틀을 마련할 수 있음이 분명하다.
이러한 가운데 자체전산망 활용과 다양한 디지털 장비를 동원해 ‘종이’가 필요 없는 관리업무를 지향해 나가고 있는 경기도 수원시 청명마을 주공4단지의 관리현장은 여러 모로 관심의 대상이 된다.
이 아파트가 수만장, 수십만장에 이르는 서류와 자료를 보관하고 이를 업무에 활용하던 구시대 방식에서 ‘종이’가 거의 필요 없는 디지털 방식으로 업무의 혁신을 이룰 수 있었던 데에는 유재호 관리소장의 남다른 노력이 결실을 맺었기에 가능했다.
이에 유 소장을 만나 관리업무의 전산화를 이룰 수 있었던 노하우를 들어 보았다.

▣ 대부분의 업무가 자체 전산망을 통해 이뤄지고 있는데.
주 서버를 통해 관리직원의 전 PC가 공유돼 있고 각 업무별로 프로그램 창이 마련돼 있다. 이를 우리는 자체 전산망이라 부르고 있으며 서버에 데이터베이스가 구축돼 있는 방식으로 서버PC를 켜지 않아도 어느 PC에서나 자신이 맡은 업무를 수행할 수 있다.
관리직원들은 점검사항, 작업 진척도, 변경사항, 지출현황, 업무 진행사항 모두를 전산망에 기입하며 관리소장은 하루 업무를 진행하기 전 이를 결재하고 지시사항을 다시 전산망에 띄워 놓는다. 이후 직원들은 결재 여부와 지시사항을 체크한 뒤 다시 업무를 수행하며 관리소장은 전날의 각종 업무 진행사항을 체크한다.
따라서 특별한 사항이 아니면 관리직원 모두 결재를 위해 관리소장을 찾거나 연락하는 시간을 업무시간으로 활용할 수 있다.

▣ 전산망은 어떻게 구성돼 있고 업무를 위해 사용하는 프로그램은 무엇인지.
자체 전산망은 크게 ▲민원처리 ▲승강기 유지보수 ▲장비 이력 ▲거래처 ▲자재수불 ▲하자보수 등으로 구성돼 있으며, 여기에는 월·연도별 급탕사용량과 난방비 부과액, 연도대비 월별 총열 사용금액 비교추이, 업체별 계약 현황과 자재수불 현황, 세대별 민원이력 및 보수실태 등의 데이터가 있다.
이중 민원처리 분야는 관리직원 모두가 공유하고 있는 부분이며 나머지 각 분야는 해당 직원과 관리소장만이 고유의 패스워드를 통해 공유하고 있다.
이외에도 전산망에는 관리규약은 물론 지자체 관리규약준칙, 주택법령, 조례 등 관리업무와 관련된 각종 자료가 담겨 있다.
사용하는 프로그램은 ‘MS Access'로 기능을 익히는 데에도 큰 어려움이 없고 각종 데이터를 일목요연하게 정리할 수 있다.

▣ 자체전산망을 구축·활용하게 된 계기와 효과는.
청명마을 주공4단지는 입주 당시부터 일부 전유부분에도 관리서비스를 펼침으로써 입주민들의 커다란 신뢰를 얻고 있는 단지다.
따라서 이 아파트 대표회의는 이를 더욱 극대화하기 위해 본인이 관리소장으로 부임할 당시 세대 민원처리 분야의 데이터베이스 구축을 요청했다.
이에 전 근무지에서의 경험을 살려 세대 민원처리 분야의 데이터베이스를 성공적으로 구축하게 됐고, 대표회의의 전폭적인 협조와 지원으로 관리업무 전 분야를 데이터베이스화한 후, 서버를 통해 각 PC를 공유, 자체전산망 구축을 마무리할 수 있었다.
자체전산망 구축으로 인한 효과는 시간이 갈수록 더욱 증대된다고 할 수 있다.
우선 각종 데이터의 이력·변동사항을 언제든지 한눈에 살펴볼 수 있으며 다양한 방식으로 분석이 가능하다.
△각 시설물의 보수이력과 보수 적정시기 △청관제 투입 후 난방효과 증대량 분석 및 향후 투입시기 예상 △연도별 승강기 고장편차 및 유지보수 업체의 출동·처리시간 △각 시설물의 보수비와 보수비 지출에 따른 연도별 효율성 비교 등 이루 헤아릴 수 없을 만큼의 데이터가 언제든 산출이 가능하다.
이러한 데이터는 각 시설물별 유지보수 업체 관계자들에게도 전달되는데, 이는 업체측의 성실한 계약이행을 유도할 수 있을 뿐만 아니라 재계약시에도 긍정적인 효과를 내고 있다.
▣ 관리업무 전산화를 준비하고 있는 아파트에 조언한다면.
최근 주관협 경기여성회의 직무교육의 자리에서 ‘전산분야’ 강의를 하면서 관리업무 전산화에 대한 관리소장들의 높은 관심을 느낄 수 있었다.
청명마을 주공4단지의 경우 대표회의의 관심과 지원, 입주민들의 적극적인 협조로 거의 모든 분야의 업무가 전산화 됐지만 사실 그리 쉬운 것은 아니라고 본다.
일단 서버 설치와 PC 공유에도 비용이 소요되고 때에 따라서는 좀더 효과적인 전산망 구축을 위해 필요한 각종 디지털 장비도 필요하다.
특히 같이 업무를 진행해야 하는 동료 관리직원들과도 상당한 교감이 선행되어야 한다. 아무리 좋은 방식이라도 일을 진행해 나가는 데에 있어 동료 직원들과 갈등이 있다면 결코 좋은 방식이 될 수 없다. 동료 직원들과 사전에 충분한 대화로 교감을 가지고 대표회의에 업무 전산화에 대한 적극적인 홍보를 통해 지원을 약속 받은 뒤 이 모든 것을 준비하는 것이 최상의 방법이라고 본다.

▣ 전산화에 따른 업무패턴의 변화는 어떤 것이 있나.
관리업무 전산화에 따른 업무패턴을 사전에 바꾸는 것이 필요하다.
전산처리가 업무량의 증가라고 생각하는 관리직원도 있을 수 있기 때문이다.
전산처리가 또다른 업무로 인식되지 않게 하기 위해서는 본 업무와 전산업무가 동시에 진행되는 자연스러운 방식이 좋을 것이다.
이외에도 관리소장 스스로 관련 소프트웨어에 대한 지식과 기술을 익히는 것이 필요하며 때에 따라서는 개인적인 시간과 비용의 투자도 요구될 수 있을 것이다.