적게는 수백만원, 많게는 수십억원이 오가는 아파트 관리비 집행은 입주민들의 소중한 주거공간을 위한 비용이므로 공정하고 투명하게 징수·집행돼야 한다.
그러나 전국적으로 불투명한 관리비 집행 및 유용 등의 회계사고를 겪고 있는 단지가 상당한 실정이다.
이에 대해 서울시 신도림태영타운 박목현 관리소장은 “자금의 전체적인 흐름을 알고 계정과목 하나하나에 집중을 기울여 결제한다면 어느 누구도 관리비를 유용하거나 불투명하게 집행하지 않을 것”이라고 조언하고 있다.
박목현 관리소장은 연간 관리계획서와 예산편성지침에 근거한 아파트 회계관리로 회계사고를 미연에 방지하고 관리비 집행에 대해 철저한 감독을 시행하고 있어 대표회의는 물론 입주민들의 큰 호응을 얻고 있다.
이에 박 소장을 만나 투명하고 공정한 관리비 집행을 위해 어떠한 원칙을 세우고 회계관리 업무를 수행해 나가고 있는지 들어 보았다

◈ 단계별 결제시스템을 시행하고 있다던데.
회계사고를 방지하고 자금의 흐름을 정확하게 파악하기 위해 지출결의서에 의한 사전결제와 전표, 재무제표, 영수증 등에 의한 사후결제라는 큰 틀 안에서 결재업무를 수행하고 있다.
특히 사후결제에 가장 큰 주의를 기울이고 있는데, 이는 일일결제와 주간결제 월간결제, 수시결제, 연간결제로 나뉜다.
이중 일일결재는 현금시재액과 입·출금전표, 각종 증빙서류 확인 등으로 구성되며, 주간결제는 매주 특정 요일을 정하여 전표와 증빙서류, 계정별 장부정리 상태, 각 통장 점검 등의 업무 등으로 구성돼 있다.
또한 관리비 부과가 주 업무인 월간결재는 부과내역서 작성 및 대표회의 상정, 심의 통과 등이 있으며 수시결제는 중간관리비의 승계, 장기수선충당금의 계산, 관리비 예치금의 인수인계 등이 있다.
이밖에 연간결제는 전년대비 관리비 부과액을 집계하여 비교하고 모든 관리비 통장을 확인한 후 이를 바탕으로 연간 관리계획서를 작성하고 대표회의의 의결을 받는 것이다.
오늘 결재한 사안이 일주일 뒤, 한달 뒤에도 다시 한번 결제가 이뤄지기 때문에 일·주·월·수시·연간으로 진행되는 단계별 결제시스템은 회계사고를 미연에 방지한다.

◈ 결제에 주의를 기울인다고 해도 놓치기 쉬운 부분이 있을텐데.
방대한 아파트 관리업무를 수행하다 보면 장부상 오표기나 누락부분을 발견하지 못하는 경우가 있을 수 있다.
이러한 실수를 최대한 방지하기 위해 모든 가능성을 염두에 두고 결제업무에 임하고 있다.
수시로 발생하는 퇴직자에 대한 퇴직신고와 퇴직소득세, 관리직원들의 급여에서 공제하는 예수금 납부를 중점적으로 점검하고 있으며, 관리비 통장 내 입·출금사항이 모두 전표로 처리되고 있는지 세심하게 관찰하고 있다.
특히 대차대조표와 손익계산서, 합계잔액 시산표 등의 재무제표와 함께 부속 명세서를 작성하도록 하고 있는데, 각 계정별 부속명세서의 내용잔액이 재무제표상 실제액과 일치하는지도 철저히 확인하고 있다.
이외에도 이주에 따른 중간관리비 정산 여부, 승강기 사용료 징수시 영수증의 일련번호, 잡수입 계정, 미지급금 및 미수관리비의 전월 대비 등에 오류가 발생하기 쉬워 이를 중점적으로 살펴보고 있다.
장부기록은 결국 사람이 하는 일이기에 언제든 오표기나 누락 등이 발생할 수 있으므로 결제를 위해 찍는 도장 하나하나에 큰 주의를 기울이고 있다.

◈ 연간 관리계획서에 의해 예산제를 시행하고 있다던데.
입주민들이 납부한 관리비를 공정하고 효율적으로 집행하려면 1년을 단위로 자금의 흐름을 파악하는 것이 중요하다. 이를 위해 연간 관리계획서와 예산편성표를 작성하는 등 예산제를 실시하고 있다.
전년도에 집행됐던 부분과 관계 법령에 근거를 삼아 관리비 수입과 각종 적립금, 징수대행, 관리외 수입의 수입예산 항목과 일반관리비, 각종 용역비, 전기·수도료, 장충금, 운영비 등 지출항목의 예산 총괄표를 작성하고 있다.
누가 봐도 쉽게 파악할 수 있는 예산편성표는 자금의 흐름을 투명하게 하는 출발점이 되고 있으며, 제반 관리업무의 원활한 흐름에도 큰 도움을 주고 있다.

◈ 투명한 아파트 회계의 중요성을 강조한다면.
투명한 회계처리업무는 아파트 문화를 ‘신뢰하는 문화’로 이끄는 원동력이 된다.
연간 관리계획서와 예산편성표에 의거한 예산제와 철저한 결제시스템으로 대표회의, 관리직원, 입주민 모두가 회계흐름을 공유해 관리주체와 입주자대표회의에 대한 입주민들의 큰 신뢰로 나타나고 있다.
이러한 ‘신뢰하는 문화’는 입주민들의 참여의식 고취로 이어지고 있으며 공동체 형성에 기폭제로 작용하고 있다.
부녀회와 노인회는 물론 테니스회, 게이트볼회, 롤러스케이트회, 산악회 등 입주민 상당수가 활발한 자생단체 활동을 펼치고 있는 것을 볼 때 흐뭇함을 느낀다.
또한 입주민들은 각종 계약, 점검 등 아파트 운영관리가 원활하게 진행될 수 있도록 큰 힘을 보태주고 있다.
승강기 유지보수와 조경, 소독·청소, 알뜰시장, 재활용품 수거, 화재보험 등 각종 계약업무는 물론 월동기, 해빙기, 우기 안전점검, 시설물 교체공사 등을 진행하는 데에 있어 입주민들이 적극적으로 협조해 주고 있다.
이 모두 투명한 회계처리로 입주민들의 신뢰를 얻으면서 가능할 수 있었다고 본다.

◈ 회계관리에 어려움을 겪고 있는 관리소장들에게 당부하고 싶은 말이 있다면.
전국 아파트에서 발생하고 있는 크고 작은 회계사고를 접할 때마다 안타까움을 느끼곤 한다.
돌발변수가 많아 주먹구구식으로 운영되기 쉬운 아파트 현장에서 어느 누구 하나 ‘눈먼 돈에 대한 흑심’을 갖지 않도록 하기 위해서는 무엇보다 회계관리에 대한 중요성을 인식해야 할 것이다.
방대한 아파트 관리업무를 동시에 추진함에 있어 어려움도 있지만 아파트 관리의 출발점인 회계처리에 가장 많은 시간을 투자해야 한다고 생각한다.
특히 앞서 밝힌 바와 같이 아파트 내 자금의 흐름을 명확하게 파악하고 결제업무를 철저히 한다면 현재보다 더욱 투명한 아파트로 관리될 수 있다고 본다.
또한 관리직원들에 대한 철저한 업무감독과 함께 평소 개인적인 부분에 대해서도 대화하고 문제점을 공유하는 인적관리의 중요성도 강조하고 싶다.