현재 일부 아파트에서는 회계관리업무에만 제한적으로 적용되었던 EDPS(전자자료처리시스템: Electronic Data Processing System)가 인사, 행정, 시설관리업무에도 폭 넓게 적용되며 관리업무의 효율성을 높이고 있다.

하지만 대다수의 아파트에서는 아파트 현실에 맞지 않는 전산시스템, 표준화된 전산양식의 부재, 전산프로그램의 보안문제 등으로 인해 효율적인 관리업무가 이뤄지지 못하고 있어 향후 해결해야 할 과제로 지적되고 있다.

우선 소프트웨어 개발자의 아파트 회계업무에 대한 이해가 부족해 부기의 기본 원칙이 충분히 반영되지 못하는 점이 문제이다. 이로 인해 일부 내용을 관리소에서 수작업으로 수정해야 하는 등 관리업무 전산화의 장점을 십분 발휘하지 못하고 있다.

또 전산업무의 표준화가 이뤄지지 않아 전산회사에 따라 회계장부의 양식이나 표기방식이 상이하다는 점도 문제다. 회계장부는 ‘복식부기’의 원리에 따라 약속된 기호와 표기법으로 출력해야 하는데 전산회사마다 양식이 제각각이어서 장부의 편철과 보관은 물론 장부의 검토와 판독에 있어서도 심각한 장애를 주고 있다.

이와 함께 전산프로그램의 보안상의 문제도 완벽하지 못하다. 전산프로그램의 ‘물리적 보안’(컴퓨터 사용 제한 등)은 어느 정도 이뤄져 있으나 ‘내부 통제적 보안’은 전혀 대책이 수립돼 있지 않다. 예컨대 인터넷을 통해 프로그램을 공유해 사용하는 ASP (Application Service Provider) 서비스의 경우 정보 취급자가 관리소 이외의 통제되지 않는 곳에서 정보를 가공하는 것이 가능한데 이로 인한 회계사고의 위험에 항시 노출될 수 있다.

이외에도 아파트 입주민과 관리주체의 전산화에 대한 인식 부족, 관리직원에 대한 체계적인 전산교육 부재 등도 향후 해결해야 할 과제이다.

진승한 관리소장
강남 삼성청담공원아파트
한국아파트관리연구소 소장